近日，苏州对外文化交流促进会理事长会议顺利召开。理事长陆玉方，执行副理事长申爱军，副理事长宫长义，曾文园、毛小松、秘书长姜敏、副秘书长郭月红、监事蒯惠中及部分工作团队人员与会，副理事长徐建成、冯正功、顾益明、王星等在线上与会。会议围绕《重大文化活动、重要事项议事规则》及“2025年拟开展的重大文化活动”展开深入讨论。

为规范苏州对外文化交流促进会（以下简称“文促会”）重大文化活动及重要事项的决策与管理，确保重大文化活动及重要事项的科学决策和有效管理，文促会制定了详细的议事规则。该规则明确了适用范围，涵盖重大文化活动和重要事项两大方面。其中，重大文化活动指由文促会主办或参与，具有显著社会影响、较高文化价值或经济效益的活动，涵盖重大文化交流项目、出国访问、艺术展览等，一般活动预算在5万元以上；重要事项则涉及文促会结构调整、理事及以上会员资格变更、重要对外投资等。

在方案的提出、讨论、决策、审批环节，规则作出了细致规定。

1、重大文化活动方案由文促会项目团队起草，重要事项提案由文促会办公室提出初步意见和建议。

2、活动方案或重要事项提案需提交文促会内部办公会议进行讨论，会议由理事长主持，并形成审议意见。

3、决策与审批方面，预算金额在10万元以内的文化活动，由文促会内部办公会议审核，由理事长审批；预算金额在10万元以上的文化活动，其活动方案在文促会内部办公会议讨论论证的基础上，还需向理事长会议进行通报（可采用线上通报形式），听取意见；重要事项在文促会内部办公会议讨论论证的基础上，需向理事长会议进行通报（可采用线上通报形式），广泛听取意见后由理事长审批。如文促会章程对该事项有规定要求的，还需按章程要求，补充完善相关程序和批准手续。

此外，规则还对资源配置、监督与评估等方面进行了明确。

1、在资源配置上，根据活动需求，由理事长或分管活动的副理事长合理调配人员，确保活动组织、执行、宣传等各环节人员到位。必要时，可聘请外部专家或志愿者参与活动，提高活动质量和效率；

2、重大文化活动预算应根据活动规模、性质及实际需求进行制定，确保预算的合理性和经济性。办公室负责对活动预算进行审核，并按照财务管理制度，严格经费的合理使用和有效监管；

3、物资资源需根据活动需求提前采购，如场地、设备、宣传材料等，确保物资的质量、数量和供应时间满足活动要求。

4、监督机制方面，办公室负责对重大文化活动执行过程进行全程跟踪和监管；对重要事项跟踪落实，并落实章程等规章制度有明确规定需要补充完善的程序和批准手续。

5、重大文化活动结束后，由相关项目团队对活动效果进行评估，收集参与人员、合作伙伴及社会各界的反馈意见，不断优化活动组织与管理。

基于规范议事，文促会积极筹备2025年重大文化活动。与日本宏道流合作，开展“雅韵东方”中日文化交流，互鉴中日传统非遗文化；联合多部门举办新加坡“行写苏州遍寻江南文化交流展”活动，探讨传统与现代、本土与国际的文化交流与融合；联合苏州广电，合作举办外国人在苏州才艺大赛，开启苏州外国人才艺星耀苏州国际文化盛典；举办“枫桥诗会”，邀海内外诗人共赴诗歌之约；组织会员代表深入“一带一路”文化节点，开展文化交流考察，推动文化遗产活化。

苏州文促会以规范议事规则为基石，为2025年多元文化活动的开展提供了坚实保障。这些活动将进一步推动苏州与国内外的文化交流与合作，提升苏州文化的国际影响力，为文化事业发展注入新动力。